線上詢價系統是什麼，B2B 為何需要
線上詢價系統是一套自動化工具，讓買方直接在網站上挑選規格並送出需求。對製造與貿易型 B2B 來說，它要取代的是沿用多年、靠郵件來回完成報價的做法。
實務上常出現兩種場面：業務整天在外拜訪，回公司才看到海外買方凌晨送來的詢價，對方其實已同時問過其他廠商；或是人員離職後，進行中的詢價全留在私人信箱，接手者花很多時間才把案子找回，有些訂單已被對手搶走。
根源通常不是業務不夠盡責，而是流程從未被系統承接。規劃得當的平台可讓客戶自行完成規格勾選、數量填寫與圖檔上傳，並自動通知負責人、保存版本、追蹤進度，讓負責人不必再耗在資料整理，而能把時間用在協商與成交。
傳統郵件詢價的四個痛點
郵件詢價不是完全不能用，而是超過某個量就容易失控。常見轉折是詢價變多、業務不只一兩人，或開始做出口。這些情況一出現，郵件流程就會露出缺口。下面是經營者最常輕忽的四個問題：
漏信與回覆延遲
業務每天要消化數十到上百封信，詢價夾在廣告、內部通知與供應商往來之間。只要漏看，客戶等不到回音就會改找對手。曾有詢價被郵件服務自動歸入促銷分類，過了三天才被發現。B2B 買方常同時詢問多家，回得慢的一方往往連報價機會都沒有。
需求格式不統一
每位客戶描述需求的方式都不同。有人寫在內文，有人附 PDF，有人傳通訊截圖，甚至拍一張模糊的工程圖，還得請對方重拍。業務每次都要手工轉成內部格式，才能交給工程估價。這段轉譯既耗時又容易出錯，規格數字抄錯一位，整批貨就可能報廢。
版本難以追溯
一筆詢價從初次接觸到成交，規格與價格可能來回修改多次。信件往返裡，哪一版才是最終版？客戶確認的是週三那封還是週五那封？負責人自己都不一定記得，交接時更難說清。一旦用錯價格成交，差額通常只能自行吸收。
數據無法累積
郵件散落在各業務信箱，公司難以彙整哪些產品被問最多、哪些規格組合最常見、平均報價要多久、成交率多少。這些資訊對產品開發與業務策略很關鍵，但郵件流程幾乎拿不到。決策常常只能靠印象，新品方向也只好用猜的。
郵件詢價與線上系統比較
| 對照項目 | 郵件往返 | 線上系統 |
|---|---|---|
| 回覆速度 | 取決於人員何時處理，經常隔天才能回 | 系統先回確認信，業務再接著跟進 |
| 需求格式 | 描述方式各異，要人工轉成內部格式 | 用固定欄位收集，規格會被整理成一致格式 |
| 漏單風險 | 偏高，容易埋在大量郵件裡 | 偏低，有清單加上即時提醒 |
| 版本管理 | 只能沿著信件往回找，容易搞混 | 每次變更都會自動記一版 |
| 數據分析 | 散在個人信箱，無法集中統計 | 可自動彙總詢價量、成交率與熱門產品 |
| 客戶體驗 | 只能等待，也不知道信是否送達 | 送出後立即有回條，進度可自行查詢 |
| 交接管理 | 人一走，紀錄可能一起消失 | 資料留在平台，交接不會中斷 |
| 出口支援 | 時差會讓回覆更慢 | 任何時段都能自助送出，不受時差影響 |
詢價系統的八個核心模組
B2B 線上詢價的核心，大致就是下面八個模組。較穩的做法是先完成前五項，等第一階段穩定後再補後三項。一次全做完，常常卡在預算與決策，工期反而更長。
模組一：規格選擇器
這是詢價的入口。客戶不必自己描述零件的尺寸與材質，而是用下拉選單逐層挑選：類別、材質、尺寸、表面處理，再到數量。
設計時要注意：
- 選項之間要有連動規則，例如選定材質後，表面處理只顯示適用項目
- 保留自訂規格欄位，讓非標準需求也能填寫
- 附上對照表或示意圖，降低選錯機率
模組二：詢價表單與上傳
規格選完後進入表單。除公司名、聯絡人與信箱外，關鍵欄位包括：
- 數量與交期：讓業務立刻判斷產能是否跟得上
- 圖檔上傳：支援 PDF、DWG、STEP 等工程檔，單檔上限可設在 20MB
- 補充說明：自由文字，供描述特殊要求
- 希望的回覆管道：郵件、電話或 LINE，尊重客戶偏好
模組三：自動報價與價格區間
不是每種產品都能全自動報價，但至少可以給出預估區間。客戶選完規格與數量後，系統可顯示參考單價帶，並註明正式價格仍須依圖面確認，例如每件約新台幣 2.5 至 3.8 元這類提示。
它的價值在於篩出有誠意的詢價。實務上常見同業以競標或探底價為目的灌單，把業務拖垮。價格帶公開後，落差太大的詢問較不會浪費時間填單，業務就能專注在真正可能下單的客戶。預算吻合的會繼續送出，差太遠的則不必雙方空耗。
模組四：詢價管理後台
業務端需要一個後台統整所有詢價，核心能力包括：
- 狀態追蹤：待處理、估價中、已報價、協商中、成交或未成交
- 指派：主管可把詢價分給指定業務
- 篩選搜尋：依日期、產品、客戶與狀態查找
- 產生報價單：依詢價內容直接輸出報價 PDF
- 統計看板：當月詢價量、報價金額與成交率一目了然
模組五：郵件與通訊軟體通知
詢價一進來，負責人必須立刻知道。建議同時開兩條通知：
- 郵件通知：附上客戶資料與規格摘要
- LINE 通知：推播到業務群組，降低漏接
- 客戶自動回函：送出後立即收到確認，內含詢價編號與預計回覆時間
模組六：客戶帳號與歷史
對回購頻繁的 B2B 客戶，可提供登入，讓對方能夠：
- 查閱過往詢價與報價單
- 複製上一筆詢價，修改後再送出
- 追蹤目前處理進度
- 下載歷史報價與訂單確認
模組七：多語系
若客戶包含海外買方，多語系不是加分，而是必要條件。
- 至少支援中文與英文，若出口日本再加日文
- 規格翻譯必須精準，不能只靠機器翻譯
- 欄位標籤、系統通知與自動回函都要多語化
- 網址建議採用
/en/inquiry、/ja/inquiry這類子目錄，有助搜尋收錄
模組八：預留 CRM／ERP 介接
即使目前還沒有 CRM 或 ERP，開發時仍建議先留下 API 介接能力。原因很單純：日後規模成長需要 ERP 時，若詢價系統是封閉架構，往往得整套重做。
常見串接情境：
開發流程與分階段上線
一套詢價系統從訪談到上線，通常會經過下列階段，工期則視規格複雜度與串接範圍而定：
| 階段 | 主要工作 |
|---|---|
| 需求訪談 | 釐清產品線、報價流程與客戶類型 |
| 原型設計 | 畫出流程、定義表單欄位並規劃後台 |
| 前端開發 | 完成規格選擇器、詢價表單與客戶介面 |
| 後端開發 | 設計資料庫、商業邏輯、通知與報表 |
| 整合測試 | 驗證串接、負載與跨瀏覽器表現 |
| 上線調整 | 部署正式環境、訓練業務並做初期監控 |
較可行的策略是分階段上線。第一階段先完成核心詢價（模組一到五），讓業務開始使用並收集回饋；第二階段再加入客戶帳號、多語系與 ERP 串接。這樣能縮短初期等待，也能依實際使用修正方向。
預算與導入選擇
開發費用取決於功能複雜度、產品線數量與串接需求，不同規模差異很大。主要落差在規格選擇器有多複雜，以及是否要接 ERP。下列原則有助於規劃預算：
何時該建系統、何時可維持郵件
可用下面的判準快速決定：
- 建議建完整系統：多位業務分責、出口有時差、規格組合多到難以用文字描述、已有 ERP 想串接。這些條件若有兩項成立，就值得正式評估
- 可先用進階聯絡表單過渡：詢價量還不多、業務僅一兩人、規格相對單純。先把欄位結構化並加上即時通知，觀察一段時間再升級
- 繼續用郵件即可：詢價偶發、由負責人親自處理、多數是需面談的專案客製。此時郵件更靈活，不必為了看起來專業而多花費用
評估需求的三個問題
- 產品有幾種規格維度？材質、尺寸、表面處理、強度等級等維度愈多，選擇器的開發工時愈高
- 要自動報價還是人工報價？自動報價需要完整的價格規則，成本明顯高於純人工
- 有沒有既有系統要串接？ERP 或 CRM 的工時，取決於對方 API 的開放程度
三個常見踩雷點
企業最常卡在下面三點：
- 不要用現成外掛硬湊。內容管理系統搭配電商詢價外掛起初看似便宜，但功能僵化、難以客製。業務量成長後外掛往往撐不住，想加功能又發現原作者已停止維護，最後整套重做，總成本反而更高
- 確認原始碼歸屬。完工後是否完整交付原始碼，決定日後能否另找團隊維護擴充。若對方不願交出原始碼，就不建議簽約
- 要求後台可自行管理。新增規格、修改欄位、調整通知模板這類日常異動，不應每次都找開發商。簽約前先確認哪些變更可自助、哪些必須委外
上線效益不只是省時間
導入詢價系統，表面是讓客戶在網站填表，實際改變遠不止如此：
業務效率提高：結構化資料不必二次整理，收到通知後可直接進入報價，不必再花時間彙整。
客戶體驗更好：海外買方即使在非上班時段也能送出詢價、看到預估價格並收到自動確認，不必擔心信件是否送達。
用數據做決策：哪些產品被問最多、哪些規格最常見、哪個市場的詢價在成長，以前靠感覺，現在有報表可查。
交接不斷層：人員離職或長假時，詢價紀錄、溝通歷程與報價版本都留在系統，新人可以很快接手進行中的案子。
從等郵件改為系統接單
若企業仍靠郵件來回報價，而且詢價量已到前述臨界點，就該考慮升級。不是郵件本身不好用，而是當網站上找不到詢價入口，買方會去找有入口的那一家。這種流失不會直接出現在報表上，但它確實在發生。
挑選開發夥伴時，建議看三點：
- 具備 B2B 製造實務經驗：了解產品邏輯與報價流程，不必從頭解釋
- 原始碼完整交付：確保對系統有完整控制權，不被單一廠商綁住
- 分階段開發：先上線核心功能並快速驗證，再逐步擴充
